İç Kontrol Sistemi


1. KONTROL ORTAMI STANDARTLARI

Kontrol ortamı, iç kontrolün diğer unsurlarına temel teşkil eden genel bir çerçeve olup, kişisel ve mesleki dürüstlük, yönetim ve personelin etik değerleri, iç kontrole yönelik destekleyici tutum, mesleki yeterlilik, organizasyonel yapı, insan kaynakları politikaları ve uygulamaları ile yönetim felsefesi ve iş yapma tarzına ilişkin hususları kapsar.

KOS1. Etik Değerler ve Dürüstlük  

Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır.

1.1 İÇ KONTROL SİSTEMİ İŞLEYİŞİ

1.2 İÇ KONTROL SİSTEMİ UYGULAMASI

1.3 ETİK SÖZLEŞMESİ VE ETİK DAVRANIŞ İLKELERİ

1.4 GENEL SEKRETERLİK  FAALİYET RAPORLARI

1.5 MEMNUNİYET ANKETİ

1.6 GENEL SEKRETERLİK  FORMLAR  DOKÜMANLAR

KOS2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler

İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır.

2.1 GENEL SEKRETERLİK MİSYON VE VİZYONU

2.2 GÖREV TANIMLARI

2.3 GÖREV DAĞILIM ÇİZELGESİ VE İŞ AKIŞ SÜREÇLERİ

2.4 TEŞKİLAT ŞEMASI

2.5 ORGANİZASYON ŞEMASI

2.6 HASSAS GÖREVLER ve HASSAS GÖREV BROŞÜRÜ

2.7 İŞ PLANI FORMU

KOS3. Personelin yeterliliği ve performansı

İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır.

3.1 İDARİ PERSONEL İHTİYAÇ CETVELİ

3.3 MESLEKİ YETERLİLİK

3.5 HİZMET İÇİ EĞİTİM

3.6 GENEL SEKRETERLİK DEĞERLENDİRMESİ

3.7 GENEL SEKRETERLİK PERFORMANS BELGELERİ

KOS 4. Yetki Devri

İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır.

4.1 İMZA VE ONAY MERCİLERİ



2. RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI

Risk değerlendirme, idarenin hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyecek risklerin tanımlanması, analiz edilmesi ve gerekli önlemlerin belirlenmesi sürecidir.

RDS 5. Planlama ve Programlama

İdareler, faaliyetlerini, amaç ve hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır.

5.1 HİZMET ENVANTERİ TABLOSU

5.3 2014 GENEL SEKRETERLİK BÜTÇESİ

5.4 İŞ PLANI FORMU VE FAALİYET RAPORLARI

5.6 HİZMET STANDARTLARI TABLOSU

RDS 6. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi

İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir.

6.1  RİSK DEĞERLENDİRME ENVANTERİ

6.2  RİSK ANALİZİ RAPORU

6.3 RİSK EYLEM PLANI




3. KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI

Kontrol faaliyetleri, idarenin hedeflerinin gerçekleştirilmesini sağlamak ve belirlenen riskleri yönetmek amacıyla oluşturulan politika ve prosedürlerdir.

RDS7. Kontrol stratejileri ve yöntemleri

İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır.

7-1. İ.Ü KONTROL FAALİYETLERİ PROSEDÜRÜ

Standart: 8. Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi

İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır.

8-1. KURUMSAL DÜZEYDE İDARİ DÜZENLEYİCİ İŞLEMLER

8-2. SÜREÇ AKIŞLARI

8-3. İŞ SÜREÇLERİ

8-4. STANDART FORMLAR

Standart: 9. Görevler ayrılığı

Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır.

9-1. SÜREÇ SORUMLULARI FORMU

Standart: 10. Hiyerarşik kontroller

Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir.

Standart: 11. Faaliyetlerin sürekliliği

İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır.

11.1 İŞ PROSEDÜRLERİ

Standart: 12. Bilgi sistemleri kontrolleri

İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir.

12-1. İ.Ü BİLGİSAYAR, AĞ VE BİLİŞİM KAYNAKLARI KULLANIM YÖNERGESİ

12-2.KULLANIM KLAVUZLARI




4. BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI

Bilgi ve iletişim, gerekli bilginin ihtiyaç duyan kişi, personel ve yöneticiye belirli bir formatta ve ilgililerin iç kontrol ve diğer sorumluluklarını yerine getirmelerine imkan verecek bir zaman dilimi içinde iletilmesini sağlayacak bilgi, iletişim ve kayıt sistemini kapsar.

Standart: 13. Bilgi ve İletişim

İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır.

13-1.İ.Ü İLETİŞİM YÖNERGESİ

13-2.MÜRACAAT ÖNERİ ŞİKAYET FORMU

Standart: 14. Raporlama

İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır.

14-1.BİRİM RAPORLAMA AKIŞ ÇİZELGESİ

14-2.BİRİM RAPORLARI

Standart: 15. Kayıt ve dosyalama sistemi

İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır.

15-1. İ.Ü YAZIŞMA VE EVRAK BELGE KAYIT İŞLEMLERİ YÖNERGESİ

15-2.STANDART DOSYA PLANI VE ETİKETLER

Standart: 16. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi

İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır.

16-1. HATA USULSÜZLÜK YOLSUZLUKLARIN BİLDİRİLMESİ REHBERİ




5. İZLEME STANDARTLARI

İzleme, iç kontrol sisteminin kalitesini değerlendirmek üzere yürütülen Tüm izleme faaliyetlerini kapsar.

 Standart: 17. İç kontrolün değerlendirilmesi

İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir.

17-1. İ.Ü İÇ KONTROL İZLEME GÖZDEN GEÇİRME VE DEĞERLENDİRME YÖNERGESİ

Standart: 18. İç denetim

İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır.